LV 
Grāmatvedības birojs SIA BKB Birojs bieži saņem jautājumu, kā un cik jāglabā grāmatvedības dokumenti – algu saraksti, personāla un inventarizāciju saraksti, un citi attaisnojuma dokumenti, kuri tiek nodoti uzņēmumā vadībai pēc gada pārskata sagatavošanas.
Uzņēmuma saimnieciskās darbības ietvaros tiek radīti dokumenti, kas apliecina saimniecisko darbību, viena no šādām dokumentu grupām ir grāmatvedības dokumenti, kurus mūsu klienti sistemātiski iesniedz SIA BKB Birojs darbiniekiem grāmatvedības reģsitru kartošanai.
Pēc gada pārskata sagatavošanas grāmatvedības uzņēmums BKB Birojs nodod dokumentus uzņēmumā vadībai, lai tā īsteno dokumentu glabāšanu atbilstoši pastavošai likumdošanai.
Kad dokumeti tiek nodoti klientiem, visiem rodas jautājums - cik ilgi jāglabā dokuments? Latvijas likmošanas aktos ir noteikti grāmatvēdības dokumentu glabāšanas termini.
Grāmatvedības dokumentu glabāšanas termiņi
Gada pārskatiem glabāšanas laiks ir līdz uzņēmuma reorganizācijai vai darbības izbeigšanai, ciktāl citos normatīvajos aktos nav noteikts citādi.
Inventarizācijas sarakstu, grāmatvedības reģistru un grāmatvedības organizācijas dokumentu glabāšanas termiņš ir 10 gadi.
Par grāmatvedības organizācijas dokumentiem 21.10.2003. noteikumos Nr. 585 „Noteikumi par grāmatvedības kārtošanu un organizāciju” ir uzskaitīti šādi dokumenti - noteikumi par inventarizācijas kārtību uzņēmumā, inventarizācijas instrukcija, kārtība par skaidras vai bezskaidras naudas avansu izlietojuma iesniegšanu, uzņēmuma transportlīdzekļu izmantošanas izdevumu dokumentēšanas un uzskaites kārtība, dienesta transportlīdzekļu izmantošanas kārtība, transportlīdzekļu skaitu un degvielas patēriņa normas, dokumentu apgrozības apraksts vai shēma, grāmatvedības reģistru kārtošanas noteikumi, gada pārskata, kā arī citu grāmatvedības pārskatu sagatavošanas noteikumi, grāmatvedības dokumentu glabāšanas noteikumi, grāmatvedības kontu plāns, grāmatvedībā izmantoto kodu un simbolu lietojuma apraksts, grāmatvedības politika / grāmatvedības uzskaites kārtība, grāmatvedības kontroles sistēma, uzskaites objektu klasifikācijas kodu sistēmas, simbolu un saīsinājumu lietošanas noteikumi u.c. Tātad tie ir pašas institūcijas, tās augstākstāvošas institūcijas izstrādātie iekšējie normatīvie dokumenti, kas nodrošina dokumentu apriti, uzskaiti, pieejamību un finanšu līdzekļu izlietojuma kontroli.
Kas jāglabā 5 gadus, kas 10 gadus, bet kas - mūžīgi
Kas ir grāmatvedības reģistrs? Saskaņā ar Ministru kabineta (turpmāk - MK) MK 21.10.2003. noteikumu Nr. 585 „Noteikumi par grāmatvedības kārtošanu un organizāciju” 17. punktu „grāmatvedības reģistrus iedala hronoloģiskajos reģistros un sistemātiskajos reģistros. Šajos reģistros attiecīgi hronoloģiskā secībā (hronoloģiskais ieraksts) vai pēc ekonomiskā satura (sistemātiskais ieraksts) izdara ierakstus par katru saimniecisko darījumu”. Piemēram, kases grāmata, žurnāls-virsgrāmata, galvenā grāmata – te ir reģistri. Pamatlīdzekļu, krājumu, norēķinu atlikumu un apgrozījuma uzskaitei vai citu grāmatvedības kontu analītiskai uzskaitei veidojas reģistri, kas būtu jāglabā arī tikai 10 gadus. Galvenajai grāmatai un virsgrāmatai šis glabāšanas termiņš ir spēkā no 2011. gada 11. maija. Pirms tam tās bija jāglabā pastāvīgi saskaņā ar likuma „Par grāmatvedību” 10. pantu, kas tika grozīts 2011. gadā, un tas nozīmē, ka tikai pēc 2011. gada izveidotajiem dokumentiem glabāšanas termiņš ir 10 gadi.
Pamatlīdzekļu uzskaites kartītēm, kas pēc savas būtības arī ir grāmatvedības reģistrs, saskaņā ar „Valsts institūciju tipveida dokumentu glabāšanas termiņu sarakstā” noteikto, kas bija spēkā līdz 2006. gada 1. janvārim, glabāšanas termiņš bija pastāvīgi. LNA pieņemts lēmums, ka šo dokumentu glabāšanas termiņš ir tikai 10 gadi pēc pēdējā ieraksta.
Attaisnojuma dokumentiem glabāšanas laiks ir pieci gadi. Saskaņā ar likumu „Par grāmatvedību” attaisnojuma dokuments ir dokuments, kurš apliecina uzņēmuma saimnieciskā darījuma esamību. Šī ir visai liela dokumentu grupa - dokumenti par materiālo vērtību, inventāra iegādi, norakstīšanu (krājumu iekšējās pārvietošanas pavadzīmes, norakstīšanas akti u.c. grāmatvedības uzskaites dokumenti), no kuriem izdarīti grāmatvedības ieraksti.
Kases grāmatas glabāšana
Grāmatvedības dokumentu glabāšanas termiņi bez likuma „Par grāmatvedību” un jau minētajiem MK noteikumiem ir noteikti arī MK 21.10.2003. noteikumos Nr. 584 „Kases operāciju uzskaites noteikumi”, 10. punktā ir noteikts, ka Kases grāmatu sagatavo un ierakstus izdara tā, lai tajā ietvertā informācija saglabātos likumā "Par grāmatvedību" grāmatvedības reģistriem paredzētajā glabāšanas laikā (10 gadu)
Kas atbildīgs par dokumentu izvērtēšanu
No visiem darbiem arhīvu veidošanas procesā tieši dokumentu izvērtēšanai un atlasei pastāvīgai un ilgstošai glabāšanai ir vissvarīgākā nozīme. Arhīvu likumā, kas stājās spēkā 2011. gada 1. janvārī, ir noteikts, ka dokumentu izvērtēšana ir viens no dokumentu pārvaldības procesiem, kurā nosaka dokumentu arhīvisko vērtību un dokumentu glabāšanas termiņu, un katrai institūcijai, veicot dokumentu pārvaldību, ir pienākums nodrošināt dokumentu izvērtēšanu, nosakot pastāvīgi un uz laiku glabājamos dokumentus. Saskaņā ar Arhīvu likuma 20. panta otrās daļas 5. punktu Latvijas Nacionālais arhīva (turpmāk – LNA) funkcijās arī ietilpst dokumentu izvērtēšana. Acīmredzami dokumentu izvērtēšana ir konkrētās organizācijas jeb institūcijas un LNA darbinieku kopīgs uzdevums.
Dokumentu izvērtēšanas secība
Dokumentu izvērtēšana sastāv no vairākiem posmiem:
- lietu nomenklatūras sastādīšana, sagatavojoties lietvedības gadam, norādot nomenklatūrā uzskaitīto lietu glabāšanas termiņus;
- dokumentu ievietošana atbilstošajās lietās lietvedības gada laikā;
- dokumentu atlasīšana pastāvīgai un ilgstošai glabāšanai piecus gadus pēc lietvedības gada beigām, kā arī īslaicīgi glabājamos dokumentus iznīcināšanai.
Mēs apskatīsim būtiskāko, kas būtu jāzina par grāmatvedības dokumentu izvērtēšanu.
Lietu nomenklatūras izstrāde
Dokumentu izvērtēšana institūcijā sākas ar lietu nomenklatūras izstrādi, citiem vārdiem sakot, jāizstrādā institūcijā veidojamo lietu un to glabāšanas termiņu saraksts. Lietu nomenklatūru ievieš katra dokumentu pārvaldības perioda sākumā. Grāmatvedības dokumenti obligāti jāiekļauj institūcijas lietu nomenklatūrā, rezultātā būs uzskaitītas visas lietas, kas veidojas grāmatvedībā, un būs noteikti arī šo lietu glabāšanas termiņi. Svarīgi, ka lietā ievieto dokumentus, kuriem ir vienāds glabāšanas termiņš.
Dokumentu izvērtēšanas pamatprasības nosakošie likumi un noteikumi
Dokumentu izvērtēšanā palīdzēs likumi, Ministru kabineta noteikumi, nozaru normatīvie dokumenti.
Ir izdoti MK 06.11.2012. noteikumi Nr. 748 „Dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumi”, kas nosaka kritērijus dokumentu glabāšanas termiņa noteikšanai.
Saskaņā ar šiem noteikumiem jāievēro: pirmkārt, Arhīvu likuma 8. panta pirmajā daļā noteiktie arhīviskās vērtības noteikšanas kritēriji, otrkārt, normatīvajos aktos noteiktais glabāšanas termiņš, treškārt, institūcijas funkciju nodrošināšanai nepieciešamais glabāšanas termiņš.
Svarīgākais normatīvais akts, kurā ir noteikti grāmatvedības dokumentu glabāšanas termiņi, ir likums „Par grāmatvedību”. Visiem, kas vēlas pieņemt lēmumu par jau lietvedībā pabeigtajiem un varbūt kādu laiku jau plauktos stāvējušiem grāmatvedības dokumentiem, jāizlasa šā likuma 10. pants. Kur aprakstīts, cik ilgi jāglabā gada pārskati, inventarizācijas saraksti, grāmatvedības reģistri, grāmatvedības organizācijas dokumenti un attaisnojuma dokumenti.